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Quase não se pode utilizar os livros manuais de faturas em Portugal nas empresas e nas IPSS.
Desde a implementação em 2010 da certificação dos programas de faturação que o Estado vem, progressivamente, a restringir o uso de faturas manuais e, mesmo para estas, a colocar controlos adicionais. Pela legislação entretanto publicada, que o Estado pretende que se use em exclusivo programas certificados de faturação ou o software de emissão de faturas da AT.
Mas, e se o inspetor disser que seria necessário ter também um livro para a emissão de faturas manuais. Será assim, tem de na sua empresa ou IPSS um livro manual de faturas?
Como se pode emitir uma fatura?
- Com programas informáticos de faturação certificados pela AT (software de faturação);
- Com programas de emissão de faturas da AT (antigos recibos-verdes);
- Com outros meios eletrónicos, nomeadamente máquinas registadoras, balanças, máquinas, entre outros (portagens, estacionamentos, máquinas de vending, etc...);
- Com documentos pré-impressos por tipografias autorizadas (faturas manuais).
Quem tem de usar software de faturação certificado?
As entidades obrigadas a emitir fatura que cumpram qualquer destas condições:
- Tenham um volume de negócios anual superior a 50 mil euros;
- Usem software de faturação;
- Tenham contabilidade organizada.
Se tivermos em conta que há um conjunto alargado de profissionais, a que chamamos empresários em nome individual (advogados, arquitetos, engenheiros, médicos, enfermeiros, etc.), que emitem as suas faturas no portal da AT, quase não sobra atividade ou profissional que possa emitir faturas manuais.
E se o sistema falhar?
A utilização de sistemas informáticos acarreta responsabilidades que estão definidas na lei, pois tem de ter cópias de segurança sempre atualizadas, sistemas robustos, proteção contra inclusão, etc. Mas, tudo isso, efetivamente, pode falhar. E basta faltar a energia para que o sistema não funcione. E, se não funciona, não se pode emitir faturas.
De acordo com a lei atual, em caso de inoperacionalidade do programa de faturação, as entidades obrigadas a emitir fatura através de programas certificados, devem emitir os documentos (faturas, guias de remessa, etc.) pré-impressos em tipografias autorizadas. Estes documentos emitidos manualmente têm de posteriormente ser integrados no programa informático de faturação.
Assim sendo, tem mesmo que ter livros para emissão de faturas ou guias de remessa manuais?
Não há nada na lei que o obrigue a ter livros pré-impressos em tipografia para emissão de documentos manuais, sejam eles faturas, guias para transporte de mercadorias ou quaisquer outros documentos fiscalmente relevantes, que habitualmente emite através do programa certificado de faturação.
No entanto, não pode expedir mercadorias sem as fazer acompanhar de uma guia de remessa, não pode vender fruta ou legumes sem faturar, não pode servir refeições no seu restaurante sem emitir fatura, não pode vender roupa na sua loja sem emitir fatura, etc.
Assim, a opção de ter ou não ter livros manuais é do empresário, pois não podendo emitir uma fatura não pode vender.
