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Despesas sem documento formal pagam imposto?
Sim, é verdade. Nas empresas e nas IPSS, estas despesas podem pagar até mais de 70% de imposto.
Nas pequenas organizações onde o empresário / diretor assume diversas funções (gerente, diretor de operações, diretor comercial, diretor financeiro, etc…), há por vezes um documento que se extravia, uma carta que fica por abrir ou um e-mail esquecido, que não é entregue à contabilidade a tempo de ser registado o ano a que diz respeito.
Mas um desleixo pode sair caro, e é importante ter cuidado especial com os documentos. Quando existe uma despesa sem documento, diz a norma fiscal que tem de se pagar imposto.
Por vezes os documentos chegam à contabilidade no ano seguinte, depois de se fecharem as contas. Nesses casos o efeito é o mesmo que não existirem, dado que deveriam ter sido registados no ano que dizem respeito.
O que são despesas não documentadas?
São despesas para as quais a Contabilidade não tem qualquer informação documental sobre a sua natureza, finalidade e origem dos gastos. Exemplos:
- Pagou a uma entidade um serviço de consultadoria, mas não tem qualquer fatura ou documento justificativo;
- Foi enganado na internet e transferiu dinheiro para uma entidade desconhecida.
Imposto a pagar:
- 50% para empresas (60% se a entidade tiver prejuízo);
- 70% para IPSS (80% se a entidade tiver prejuízo)
Nota importante:
Tem de perceber que quem tem de avaliar se a despesa é documentada ou não documentada é o seu Contabilista Certificado e a Autoridade Tributária.
Por exemplo, se fez um pagamento a uma entidade que conhece, para a realização de um serviço que foi devidamente efetuado, para o qual essa entidade emitiu um documento válido, para si pode parecer-lhe perfeito, mas se só entregou à Contabilidade a transferência bancária sem qualquer identificação, então essa despesa será “não documentada”.
O que são despesas indevidamente documentadas?
São despesas para as quais existe um documento emitido por uma entidade externa, mas que não reúne todas as condições legalmente exigidas.
- Pagou uma despesa que não tem a identificação da sua empresa e/ou NIF;
- Fez uma transferência bancária para um fornecedor, que lhe prestou um serviço, mas este nunca chegou a enviar-lhe a fatura, embora ela possa estar comunicada no e-fatura.
Imposto a pagar:
- 21% de IRC (ou 17% para lucros até 50K€);
- 1% ou mais de Derrama Municipal;
- 3 a 9% de Derrama Estadual (para lucros acima de 1,5MK).
Despesas que necessitam de informação adicional.
Como é sabido, a legislação portuguesa é muito formal. Desde logo, uma despesa que seja titulada por uma fatura que não cumpra os requisitos do código do IVA não é dedutível para efeitos fiscais e, portanto, paga imposto. Para além disso, algumas despesas carecem de informação adicional para serem dedutíveis. Veja alguns exemplos, dos mais comuns, de despesas que não são dedutíveis:
- As faturas de combustível sem a matrícula do veículo e/ou os kms (ou mapa de consumos);
- As faturas de manutenção de veículos sem a matrícula do veículo
- Ajudas de custo ou kms pagos sem comprovativos ou incorretamente preenchidas / justificada.
No estrangeiro não lhe passam fatura?
A Autoridade Tributária não pode obrigar os agentes económicos dos outros países, em operações realizadas nesses países, a emitir faturas de acordo com a legislação portuguesa. No entanto, nas suas relações económicas com entidades de outros países deve sempre pedir faturas, para evitar que a despesa seja considerada “não documentada”.
O documento, para que a despesa seja considerada dedutível, tem no mínimo de identificar o valor, a data, quem vende e quem compra (de preferência com os NIF’s) e os bens ou serviços adquiridos. Deve ter em atenção ainda que na Comunidade Europeia as regras do IVA são iguais para todos os países, com a exceção da formalidade dos documentos e das declarações fiscais, que apesar de serem tendencialmente semelhantes, cada país adaptou à sua realidade. Assim, o Código do IVA português obedece às regras definidas na Diretiva Comunitária do IVA. Por esse motivo, seja mais exigente ao pedir faturas da CE.
