Morada
Rua de Vila Chã nº 542; 3730-401 Vale de Cambra
Morada
Segunda - Sexta: 09.00-13.00; 14.00-18.00
Será esta uma obrigatoriedade?
Muitas vezes, surge a dúvida se há ou não a obrigatoriedade de emitir recibo. Muitas pessoas acreditam que não, contudo quando questionados aonde obtiveram essa informação, e qual a lei que o justifica, não sabem responder.
Esta é uma ideia tentadora que se vai propagando entre empresários, principalmente entre os mais atarefados. Porém, esta é uma ideia errada que está a infringir a lei e que provoca um descontrolo do negócio.
O que diz a Lei?
Sem prejuízo das disposições previstas no Código do IVA, sempre que se receba valores existirá a obrigatoriedade legal da emissão do recibo de quitação, conforme decorre do Código Civil e do Código Comercial.
O Código Civil determina que quem cumpre a obrigação de pagamento tem o direito de exigir a quitação daquele a quem a prestação é feita. A quitação deve constar de documento autêntico ou autenticado, ou ser provido de reconhecimento notarial, se aquele que cumprir tiver nisso interesse legítimo. Por sua vez, o autor do cumprimento pode recusar a prestação enquanto a quitação não for dada, assim como pode exigir a quitação depois do cumprimento.
Já o Código Comercial determina que o vendedor não pode recusar ao comprador a fatura das coisas vendidas e entregues.
Formalidade e Simplificação
A “fatura-recibo” e a “fatura simplificada” já incluem a menção à quitação, à forma como os bens ou serviços foram pagos, pelo que servem de recibo, dispensando assim a emissão de um documento específico.
A lei não prevê uma forma específica para o recibo, com a exceção dos recibos enquadrados no “regime de Iva de caixa”, cujo âmbito está previsto no código do IVA e têm muito pouca expressão em Portugal ou, mesmo, quase nenhuma.
Para a emissão de um recibo basta construir um documento que identifique:
- Quem pagou;
- Quem recebeu;
- O montante pago;
- O que está a ser pago;
- Respectiva data.
A “fatura-recibo”, emitida sobretudo pelos trabalhadores independentes, e a “fatura simplificada”, que é vulgarmente emitida por restaurantes, cafés, supermercados e a maioria das lojas de venda ao público, têm essa informação, o que confirma que já se está a cumprir também com a exigência da emissão do recibo.
A propósito da pouca formalidade necessária ao recibo e se já esteve, por exemplo, numa escritura na Conservatória ou Notário, ou teve acesso a um documento desse tipo, verificou que ficou escrito na escritura que o vendedor dá quitação. Ou seja, nesse documento, já fica escrito a título de “recibo” que o vendedor reconhece ter recebido o montante acordado para a venda, não sendo necessário um documento adicional para servir de “recibo”.
Controlo Interno
A emissão do recibo, para além de ir de encontro ao cumprimento da obrigação legal, permite às empresas um maior controlo do seu negócio ou atividade. É de extrema importância saber quem pagou, quem deve, a quem pagou e a quem deve. Não basta vender ou prestar serviços. É necessário receber, pois só assim pode continuar a vender, pagar aos fornecedores, aos colaboradores e ao Estado (que é um “sócio” que não dispensa parte do valor acrescentado da sua atividade).
Neste sentido, é particularmente importante que as operações financeiras sejam sempre, sem exceção, feitas por meios eletrónicos. Dessa forma, caso por lapso o recibo não seja emitido, é sempre possível provar o pagamento recorrendo à instituição financeira utilizada.
No comércio e nas IPSS é muito difícil que nos recebimentos isso possa acontecer, mas pode ser implementado o uso do terminal multibanco, das referências multibanco, do débito direto, das transferências, etc.
Registo Contabilístico
O registo contabilístico destas operações é extremamente importante. Um dos objetivos do registo contabilístico é o de obter uma imagem fiel e verdadeira da posição financeira da empresa / IPSS e, sem essa informação, isso é impossível.
Assim sendo, é crucial que as empresas informem os responsáveis pela sua contabilidade de todas as operações financeiras. A não comunicação destas operações gera um resultado terrível: caixas negativos, saldos desproporcionados de clientes e fornecedores, etc.
Para além das contas da empresa ficarem completamente irreais, há o risco delas levarem a interpretações da AT que podem resultar em prejuízos fiscais para o empresário.
