Morada
Rua de Vila Chã nº 542; 3730-401 Vale de Cambra
Morada
Segunda - Sexta: 09.00-13.00; 14.00-18.00
Arquivo Digital vs Arquivo em Papel
Hoje partilhamos uma reflexão que sublinha o valor de algo que lhe temos solicitado aos nossos clientes para adotar: a digitalização do arquivo da sua empresa / IPSS.
Certamente no seu negócio já teve necessidade de procurar documentos, mas provavelmente esta não é uma tarefa tão simples como sentar-se ao computador, perder dois minutos e imprimir de seguida.
Não é necessário realçar o tempo (e a paciência!) que se perde com uma pesquisa no arquivo em papel. Pensamos que sabe exatamente do que estamos a falar, porque, de vez em quando, infelizmente, também acontece o mesmo na sua empresa/IPSS.
Esta não é, nem de perto nem de longe, a principal ou a maior vantagem de um arquivo eletrónico. Contudo, esta reflexão mostra de forma clara, e imediata, a razão fundamental pela qual incentivamos a implementação: ganho de tempo e a redução da frustação.
Neste sentido, deixamos-lhe o apelo:
Dê o passo para digitalizar o arquivo da sua empresa/IPSS.
Este será mais do que apenas um pequeno passo: é um passo crucial e imediato para o aumento exponencial da produtividade, da eficiência e para a poupança de tempo da sua equipa, transformando o “remexer” em “pesquisar e encontrar”.
Gestão Documental
O arquivo digital é um contributo para o ambiente que vai facilitar a sua vida.
A lei já permite, desde 2019, o arquivo digital da contabilidade.
Isso significa deixar de imprimir e deixar de utilizar papel, o que representa para além da evidente poupança um pequeno contributo para um planeta mais sustentável.
A Cambragest adotou há alguns anos o arquivo digital da Bizdocs para a contabilidade, que é simples, barato (10€/mês) e que facilita imenso a utilização e a pesquisa de documentos. Mas há outras ofertas disponíveis no mercado, para quem procura algo diferente, com mais ou menos funcionalidades.
A produtividade não é trabalhar mais horas; é trabalhar de forma mais inteligente. Como Contabilistas Certificados, sabemos onde a nossa equipa e (também) a sua perde mais tempo: a procurar.
A adesão ao arquivo eletrónico é, sob o ponto de vista da produtividade e da gestão, um imperativo e não um luxo:
- Recuperação imediata vs. pesquisa manual:
- O tempo que a sua equipa perde a “remexer” em pastas para encontrar um NIF, uma data ou um documento relevante é tempo em que não está a gerar valor. O arquivo digital permite uma pesquisa instantânea (semelhante ao Google), transformando minutos ou horas em segundos.
- Colaboração sem a deslocação:
- O acesso imediato à informação na Cloud do arquivo permite que o seu diretor, o seu colaborador e seu contabilista certificado, possam consultar o mesmo documento em simultâneo, a partir de qualquer lugar. Acabam-se as cópias, as esperas e o envio demorado de documentos.
- Dê a sua atenção ao essencial:
- A automatização da organização de documentos contabilísticos e fiscais elimina tarefas manuais, repetitivas e que não acrescentam valor. Ao libertar a sua equipa (e também a nossa) destas rotinas, está a redirecionar a sua atenção para a análise, a estratégia e as tarefas que realmente impulsionam o seu negócio/atividade.
O arquivo eletrónico é o investimento mais direto e eficaz que pode fazer para aumentar a eficiência operacional da sua empresa, garantindo rigor contabilístico e permitindo que o tempo seja gasto a construir, e não a andar atrás dos papeis.
Informação de apoio à gestão
Inscreva-se na nossa newsletter! Receba informação sobre temas da atualidade e questões contabilísticas, que lhe permitem gerir melhor o seu negócio.
