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Recuperação do IVA em faturas não pagas
Quando se emite uma fatura a um cliente, a empresa assume o papel de “cobradora de impostos” do Estado. Na declaração periódica do IVA, entrega a totalidade do IVA (a 23% ou outra taxa), mesmo que o cliente ainda não lhe tenha pago um único cêntimo.
A boa notícia é que a lei permite reaver esse imposto; a má notícia é que a Autoridade Tributária não facilita e os prazos caducam de forma irreversível.
Neste artigo, explicamos como funciona o processo de recuperação do IVA em faturas não pagas e o que deve fazer para não perder o seu dinheiro.
1. O "empréstimo" involuntário de IVA ao Estado
Sempre que um cliente falha o pagamento de uma fatura, a empresa sofre um duplo encargo:
a) Perde o valor do bem vendido ou do serviço prestado;
b) Fica “desembolsado” do valor do IVA que adiantou do seu próprio bolso ao Estado.
Ao emitir uma fatura de 10.000€ + IVA (2.300 €) que o cliente não pagou, a empresa não perdeu apenas 10.000€, perdeu 12.300€, porque 2.300€ já saíram da conta bancária para o Fisco.
A legislação (artigos 78.º a 78.º-D do Código do IVA) prevê mecanismos de regularização a favor do sujeito passivo (ou seja, a favor da empresa) para corrigir esta injustiça, quer no caso de créditos de cobrança duvidosa, quer no caso de processos de insolvência ou execução.
2. Quando e como pode reaver o imposto?
Para solicitar a devolução do IVA entregue ao Fisco por vendas não cobradas, é necessário que os créditos se enquadrem numa de duas situações principais:
Créditos em mora (cobrança duvidosa):
Faturas que se encontrem em atraso há mais de 12 meses e relativamente às quais existam provas documentadas de diligências de cobrança.
Processos judiciais / insolvência:
Créditos reclamados em processos de execução, PER ou insolvência da devedora já declarada pelo tribunal.
A recuperação exige o cumprimento de um procedimento formal no Portal das Finanças – submissão de Pedido de Autorização Prévias ou Comunicação Prévia – e uma notificação eletrónica ao devedor.
Além do processo informático, a lei impõe a certificação formal dos requisitos da regularização:
Até 10.000€ de IVA, por pedido: a certificação pode ser emitida por um Contabilista Certificado independente ou por um Revisor Oficial de Contas (ROC).
Acima de 10.000€ de IVA, por pedido: é exclusiva e obrigatória a intervenção de um ROC.
Nota importante:
O Contabilista Certificado responsável pela contabilidade da sua empresa não pode assinar esta certificação, é necessária a intervenção de um profissional independente.
3. A armadilha da caducidade, na recuperação do IVA em faturas não pagas
O ponto mais crítico de toda a operação: o direito à regularização do IVA está sujeito a prazos de caducidade rigorosos.
A lei estipula que, para créditos em mora há mais de 12 meses, existe uma janela temporal fixa para formalizar o pedido ou comunicação à Autoridade Tributária e notificar o devedor. Se essa janela fechar, a perda torna-se definitiva.
Exemplo prático:
Uma empresa emitiu uma fatura a 15 de janeiro de 2025 no valor de 10.000€ + 2.300€ de IVA (total: 12.300€), com prazo de pagamento fixado para 15 de fevereiro de 2025.
Fevereiro de 2025 (entrega do IVA):
O cliente não pagou, mas a empresa entregou os 2.300€ de IVA ao Estado na declaração periódica.
Fevereiro de 2026 (entrada em mora de 12 meses):
Passado um ano sobre o vencimento sem pagamento (e com provas documentadas de tentativa de cobrança), o crédito passa a ser considerado de cobrança duvidosa.
A janela de atuação:
Abre-se a partir daqui o prazo legal para submeter o pedido no Portal das Finanças e emitir a notificação formal ao cliente devedor (6 meses para uma fatura normal, como este exemplo, e 2 anos a contar do 1.º dia do ano civil seguinte àquele em que ocorreu o facto relevante, p.e. data do trânsito em julgado da sentença de insolvência ou homologação do PER, para as restantes situações).
O ponto de sem retorno:
Se a empresa deixar arrastar a situação sem iniciar o processo dentro do prazo limite estipulado no CIVA, o direito de reaver os 2.300€ caduca. A AT fecha o processo e esse IVA adiantado fica retido nos cofres do Estado para sempre.
Nota importante:
É frequente encontrar-se empresas com faturas pendentes há 3 ou 4 anos e a convicção de que “ainda vão a tempo de pedir o IVA de volta”. Infelizmente, na fiscalidade, o direito que não é exercido no prazo caduca. A monitorização deve ser feita mal a fatura atinge os 12 meses de incumprimento.
Conclusão
A recuperação do IVA em faturas não pagas não tem de ser uma perda a fundo perdido. Com o devido acompanhamento, e dentro dos prazos legais, é possível reaver montantes significativos que ajudam a aliviar a tesouraria.
Não deixe que o IVA fique esquecido no Fisco por falta de atuação atempada. Apoie-se na consultoria do seu Contabilista Certificado, de forma a evitar o pagamento de impostos desnecessários
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