Morada
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Nota de crédito sem assinatura?
Nas devoluções ou concessões de desconto, para regularizar o IVA a favor da empresa ou IPSS, é necessário cumprir o estabelecido no n.º 5 do Artigo 78.º do Código do IVA. Este artigo exige que tenha na sua posse a prova de que o cliente tomou conhecimento da retificação ou de que foi reembolsado.
Mas, na prática, como é que essa prova se obtém no dia a dia? Basta enviar um e-mail com a nota de crédito? A assinatura em papel ainda é obrigatória? O que acontece se não obtiver essa prova?
Explicamos-lhe o que Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) aceita como prova idónea na era digital.
1. O fim da "aceitação tácita" e o que muda na interpretação da AT
Durante anos, muitas empresas e IPSS inseriam avisos nas notas de crédito ou nos seus contratos indicando, por exemplo, que “se a Nota de Crédito não for devolvida assinada no prazo de 8 dias, considera-se tacitamente aceite”.
A AT veio clarificar categoricamente que as presunções de aceitação tácita deixaram de ter validade legal para efeitos fiscais.
Segundo a Autoridade Tributária, a ausência de oposição por parte do cliente não equivale à tomada de conhecimento exigida pela lei. Para que a regularização do IVA seja válida, perante uma inspeção, a empresa / IPSS precisa de demonstrar uma ação ativa e comprovável por parte do cliente.
2. Como provar na era digital, usando mails, portais e logs rastreáveis
Felizmente, não é necessário voltar aos tempos do correio registado ou de exigir assinaturas em papel para todas as operações, desde que utilize meios digitais rastreáveis:
O método tradicional:
Duplicado da nota de crédito (ou carta) assinado e datado pelo cliente. Com assinatura física ou com assinatura digital qualificada.
Confirmação por e-mail:
Um e-mail de resposta do cliente declarando expressamente que tomou conhecimento do documento ou que confirma a receção do valor (exemplo: “Confirmamos a receção da Nota de Crédito n.º X”).
Portais de cliente e registos de download (logs):
Se disponibiliza as Notas de Crédito num portal de cliente reservado, os registos informáticos automáticos (logs) servem de prova, desde que estes identifiquem a data, hora, utilizador autenticado e o documento exato descarregado/visualizado.
Rastreabilidade obrigatória:
O envio simples de um e-mail sem confirmação de leitura, de uma carta simples ou qualquer que seja o meio sem acesso rastreável ao documento não é suficiente para a AT.
3. Reembolsos financeiros e consumidores finais (B2C)
Quando a transação envolve a devolução efetiva de dinheiro ao cliente, a prova do reembolso é suficiente por si só, dispensando a necessidade de assinatura formal no documento.
Clientes empresariais (B2B):
Comprovativo de transferência bancária onde conste de forma clara e unívoca a referência à Nota de Crédito liquidada.
Consumidores finais (B2C):
Comprovativo de devolução bancária ou documento assinado pelo cliente ao balcão no ato da devolução em numerário.
Abates em compras futuras:
Se o valor da Nota de Crédito for utilizado para abater numa fatura posterior do mesmo cliente, a referência inequívoca desse abate na nova fatura ou no recibo serve igualmente de prova de conhecimento.
Checklist de boas práticas
Para garantir que as regularizações de IVA da empresa / IPSS não são anuladas numa inspeção da AT, adote as seguintes medidas:
1. Elimine cláusulas de “aceitação tácita”
Remova das notas de crédito, dos seus contratos e dos seus termos comerciais qualquer frase que presuma a aceitação por falta de resposta.
2. Crie um procedimento de arquivo
Garanta que a equipa administrativa anexa a cada nota de nrédito o respetivo comprovativo (e-mail de confirmação do cliente, log de portal ou comprovativo de transferência bancária).
3. Valide os seus sistemas informáticos
Verifique se a sua plataforma de faturação ou portal de cliente guarda os registos (logs) necessários para demonstrar o acesso aos documentos.
Conselho importante:
A recolha e o arquivo destes meios de prova dependem do tipo de canal de vendas da sua empresa (loja física, e-commerce ou vendas B2B). Se tiver dúvidas sobre a validade do seu sistema atual de arquivo de provas, consulte sempre o seu Contabilista Certificado
Conselho importante:
A recolha e o arquivo destes meios de prova dependem do tipo de canal de vendas da sua empresa (loja física, e-commerce ou vendas B2B). Se tiver dúvidas sobre a validade do seu sistema atual de arquivo de provas, consulte sempre o seu Contabilista Certificado
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