Morada
Rua de Vila Chã nº 542; 3730-401 Vale de Cambra
Morada
Segunda - Sexta: 09.00-13.00; 14.00-18.00
Notas de crédito: como retificar uma fatura corretamente?
A gestão do dia a dia de uma empresa ou IPSS exige atenção constante a diversos detalhes, e o processo de faturação é um dos mais sensíveis perante a Autoridade Tributária e Aduaneira (AT). Recentemente, foi publicado pela AT o Ofício-Circulado n.º 25120/2026, com o objetivo de clarificar e uniformizar os procedimentos relativos à retificação de faturas e à regularização do IVA.
(Estas diretrizes já se encontram em vigor, com adaptação permitida até 31 de dezembro de 2026.)
Para ajudar a manter a conformidade fiscal e evitar coimas indesejadas, apresentamos o primeiro artigo de uma série dedicada às novas regras de faturação. Nesta primeiro artigo, desmistificamos um hábito extremamente comum no tecido empresarial: o uso indevido de Notas de Crédito para corrigir todo o tipo de erros em faturas.
1. O mito das Notas de Crédito para "resolver tudo"
Diversas empresas têm por hábito emitir uma nota de crédito sempre que sruge qualquer incorreção numa fatura já emitida. No entanto, a Autoridade Tributária clarificou que a emissão de Notas de Crédito limita-se a situações que pretendem alterar ou retificar elementos necessários, não devendo ser usada como instrumento para anular faturas.
Quando não é possível emitir notas de crédito?
A emissão de Nota de Crédito não é admissível em duas situações muito frequentes:
a) Quando a incorreção resulte de meros erros formais (que não alteram nem o valor tributável nem o montante do IVA);
b) Quando a operação titulada pela fatura seja inexistente.
2. Como corrigir erros formais (NIF, morada, nome ou descrição)
Se é detetado um erro formal – uma gralha no Número de Identificação Fiscal (NIF), na morada do cliente, na denominação social ou na descrição dos bens / serviços -, o valor da venda e o montante do IVA mantêm-se inalterados.
Nesses casos, a nota de crédito não deve ser utilizada, sendo procedimento correto:
1) Anulação no programa de faturação:
Procede-se à anulação da fatura incorreta diretamente no sistema de faturação certificado (ou à inutilização de todos os exemplares, caso utilize fatura manual pré-impressa).
2) Emissão da fatura corrigida:
Emite-se uma nova fatura com os dados identificativos corretos.
3) Momento da exigibilidade do imposto:
A nova fatura deve referir expressamente a data em que os bens foram colocados à disposição ou em que os serviços foram concluídos, salvaguardando o momento da exigibilidade do imposto.
4) Efeito neutro:
Nestas circunstâncias, não há lugar a qualquer procedimento de regularização de IVA, nem à entrega de declaração periódica de substituição caso a original já tenha sido submetida.
Nota Importante:
Deve avisar explicitamente o seu Contabilista Certificado do número da fatura que anulou e do número da nova fatura emitida.
3. E se a operação faturada nunca tiver existido?
Emitiu por engano uma fatura por lapso referente a uma transação que nunca ocorreu materialmente? A AT distingue claramente a “inexistência de operação” e “anulação da operação”.
Se a operação nunca existiu, o caminho correto é a anulação direta do documento no sistema de faturação, aplicando-se as seguintes regras:
Antes da submissão da declaração de IVA: se anular a fatura antes de entregar a declaração do período, não há qualquer ajuste ou regularização a fazer.
Após submissão da declaração de IVA: se a declaração periódica já foi submetida, o Contabilista Certificado tem de submeter uma declaração de substituição para expurgar o imposto indevidamente liquidado.
Em ambos os casos, é necessário avisar o Contabilista Certificado do número da fatura anulada.
Checklist prático para a equipa administrativa
Para garantir que a equipa administrativa e comercial não comete deslizes na faturação, deve aplicar as seguintes regras:
A) Ajuste nos procedimentos internos: não permitir a emissão de notas de crédito para correção de dados cadastrais, como NIF e morada;
B) Adotar a anulação direta: para erros formais, proceda à anulação da fatura no software e e mencione a data real da prestação de serviços;
C) Cuidado com a entrega das declarações: caso anule uma fatura, e o seu Contabilista Certificado já tenha entregue a declaração periódica desse período, saiba que terá de ser submetida uma declaração de substituição. A mesma lógica aplica-se à comunicação da faturação, se já foi feita para o mês em que foi anulada a fatura, será necessário voltar a comunicar.
Apoio para adequar a faturação da sua empresa?
Cada empresa e IPSS tem dinâmicas e especificidades próprias no seu processo de faturação. Sempre que surjam dúvidas sobre a aplicação destas regras ao seu caso concreto, consulte sempre o seu Contabilista Certificado antes de emitir notas de crédito ou anular qualquer documento.
Informação de apoio à gestão
Inscreva-se na nossa newsletter! Receba informação sobre temas da atualidade e questões contabilísticas, que lhe permitem gerir melhor o seu negócio.
